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文书档案文件级目录数据库结构与着录细则
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作者: 文章来源: 点击数: 49 更新时间:2018/5/12 11:19:21

( 安 徽 省 地 方 标 准   DB34/T  450-2004)

                                               

1  范围

    本标准规定了文书档案文件级目录数据库结构与着录细则的术语和定义、数据库结构和着录细则。

    本标准适用于档案馆、档案室建立中华人民共和国成立以来的文书档案文件级目录数据库,亦可作为编制相关档案管理软件、档案全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统以及建立其他专门档案目录数据库的参考。

 2  规范性引用文件

    下列文件中的条款通过本标准引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。

    GB/T 1988-1989  信息处理 信息交换用七位编码字符集

    GB 2312-1980  信息交换用汉字编码字符集 基本集

    GB 11714-1997  全国组织机构代码编制规则

    GB/T 15418-1994  档案分类标引规则

    GB 18030-2000  信息技术 信息交换用汉字编码字符集 基本集的扩充

    DA/T 1-2000  档案工作基本术语

    DA/T 13-1994  档号编制规则

    DA/T 18-1999  档案着录规则

    DA/T 19-1999  档案主题标引规则

    DA/T 22-2000  归档文件整理规则

    档案出版社  中国档案分类法(1997年)

    档案出版社  中国档案主题词表(1995年)

    国家档案局  编制全国档案馆名称代码实施细则(国档发〔1987〕4号)

3  术语和定义

    DA/T 1-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。

3.1

    着录项目 items of description

    揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括题名、文件编号、责任者、密级与保管期限、控制标识、时间、分类号、档案馆代码、档号、缩微号、组织机构代码、电子文档号、脱机载体编号、稿本、载体形态、主题词和关键词、人名、附件、提要与附注等。

3.2

    着录格式 format of description

    着录项目(3.1)在条目中的排列顺序及其表达方式。

3.3

    数据库 database

    按照概念结构组成的存储档案内容和形式特征的数据的集合。

3.4

    数据字段 data field

    数据库(3.3)中与着录项目相对应的描述档案某一特定内容或形式特征的数据集合。

3.5

    字段名 field name

    标识数据字段(3.4)名称的一组符号。

3.6

    字段类型 field type

    各字段对应内容的数据类型。本标准涉及4种数据类型:定长字符型、数值型(整型)、文本型、可变长字符型。

3.7

    字段长度 field width

    数据字段(3.4)中可存放数据的最大字节数。

3.8

    数据记录 data record

    数据库(3.3)中由若干数据字段(3.4)组成,描述着录条目的数据集合。

3.9

    电子文档号 code of electronic records

    档案馆(室)管理电子文件的一组代码。

3.10

    脱机载体编号 code of off-line medium

    反映归档电子文件的脱机存储载体排列顺序的一组代码。

3.11

    题名 title

    又称标题、题目,是表达档案中心内容、形式特征的名称。

3.12

    责任者 name of author

    也称作者,是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。

3.13

    文件编号 record number

    文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。

3.14

    控制标识 control identifier

    档案馆对已开放或应控制使用的档案所赋予的标记。

3.15

    分类号 classified code

    依据《中国档案分类法》和DA/T 18的有关规定标识的类目代码。

3.16

    缩微号 code of archival microform

    档案馆(室)赋予档案缩微制品的编号。

3.17

    载体类型 type of medium

    档案信息载体物质形态的种类。

3.18

    载体数量 quantity of medium

    档案信息载体物质形态的统计数字。

3.19

    载体单位 unit of medium

    档案信息载体物质形态的统计单位。

3.20

    载体规格 specification of medium

    档案信息载体物质形态的尺寸及型号。

4  数据库结构

 

文件级目录数据库中的数据记录,由36个数据字段组成(见表1)

表1  文件级目录数据库数据字段一览表

字  段

(着录项目)

字段名

字段

类型

字段长度

(字节)

档案馆

档案室

必着

可否空

必着

可否空

题  名

TM

C

254

*

*

文件编号

WJBH

C

50

*

 

*

 

责任者

ZRZ

C

100

*

*

密  级

MJ

C

4

*

 

*

 

保密期限

BMQX

C

8

*

 

*

 

保管期限

BGQX

C

4

*

*

控制标识

KZBS

C

4

*

 

 

 

时  间

SJ

C

8

*

*

分类号

FLH

C

30

 

 

 

 

档案馆代码

DAGDM

C

6

*

 

 

全宗号

QZH

C

4

*

*

 

目录号

MLH

C

8

*

 

 

 

室编卷号

SBAJH

N

6

 

 

*

△△

馆编卷号

GBAJH

N

6

*

△△

 

 

室编件号

SBJH

N

4

 

 

*

 

字     段

(着录项目)

字段名

字段

类型

字段长度

(字节)

档案馆

档案室

必着

可否空

必着

可否空

馆编件号

GBJH

N

6

*

 

 

页  号

YH

C

10

*

△△

*

△△

年  度

ND

N

4

*

△△△

*

机构(问题)

JG

C

20

 

 

*

 

盒  号

HH

N

5

 

 

 

 

档  号

DH

C

50

*

*

缩微号

SWH

C

21

*

 

*

 

组织机构代码

ZZJGDM

C

9

*

 

*

 

电子文档号

DZWDH

C

180

*

 

*

 

脱机载体编号

TJZTBH

C

18

*

 

*

 

稿  本

GB

C

6

 

 

 

 

载体类型

ZTLX

C

4

*

 

*

 

载体数量

ZTSL

N

4

*

*

载体单位

ZTDW

C

4

 

 

 

 

载体规格

ZTGG

C

10

 

 

 

 

主题词

ZTC

C

50

 

 

 

 

关键词

GJC

C

50

 

 

 

 

 

字     段

(着录项目)

字段名

字段

类型

字段长度(字节)

 档案馆

  档案室

必着

可否空

  必着

可否空

人  名

RM

Text

 

 

 

 

附  件

FJ

Var Char

254

 

 

 

 

提  要

TY

Var Char

254

 

 

 

 

附  注

FZ

Var Char

254

 

 

 

 

 

注1: 文件级目录数据库结构,按以上所给出的字段名称及其它属性进行定义。

注2: 字段类型中的“C”表示定长字符型,“N”表示数值型(整型),“Text” 表示文本型,“Var Char”表示可变长字符型,如果使用的数据库管理系统不支持可变长字符型,可以用相应长度的定长字符型代替。

注3: 数据字段中的字符代码应符合GB/T 1988、GB 2312、GB 18030的规定。

注4: 本表中,“*”表示为必着项目;“△”表示该项不能为空值;“△△”表示着录按立卷方式整理的档案文件级目录时,该项不能为空值;“△△△”表示着录按《归档文件整理规则》整理的档案文件目录时,该项不能为空值。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5  着录细则

5.1  题名

5.1.1  正题名

5.1.1.1  正题名是档案的主要题名,一般指单份文件文首的题目。照原文着录。

5.1.1.2  单份文件没有题名,应依据其内容拟写题名,并加“[  ]”号。

5.1.1.3  单份文件题名不能揭示或不能全面揭示其内容时,原题名照录,并根据其内容另拟题名附后,加“[  ]”号。

5.1.1.4  单份文件题名过于冗长时,在不丢失重要信息和损伤原意的情况下,可删去冗余部分,节略内容用“…”号表示。

5.1.1.5  正文与附件一般为一件,用正文题名作为本件题名。附件题名必要时在附件项中着录。

5.1.1.6  转发文与被转发文一般为一件,用转发文题名作为本件题名。转发文题名不能揭示被转发文主要内容时,原题名照录,同时着录被转发文题名或另拟能揭示被转发文主题的题名附后,并加“[  ]”号。

5.1.1.7  来文与复文为一件时,用复文题名作为本件题名。

5.1.2  副题名及说明题名文字

5.1.2.1  副题名是解释或从属于正题名的另一题名。正题名能够揭示档案内容时,副题名不必着录。必要时副题名照原文着录在正题名之后。

5.1.2.2  说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。一般不需着录,必要时照原文着录在正题名之后。

5.1.2.3 副题名及说明题名文字前加“:”号。

    示例:强化目标管理 推动机关档案工作发展:章明同志在市直机关档案工作会议上的讲话

5.1.3  并列题名

    并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名,与正题名一并着录在题名项中,并列题名前加“=”号。

5.2  文件编号

5.2.1  文件发文字号一般由机关代字、年度和顺序号三部分组成。年度用4位阿拉伯数字表示,着录于“〔 〕”号内。顺序号用阿拉伯数字表示。其余照原文字着录。

5.2.2  科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等,依原文件编号据实着录。

5.2.3  文件上有多个文件编号时,一般只着录主办单位的文件编号,若立档单位是联合发文机关之一的,也必须着录立档单位的文件编号。文件编号之间以“;”号分隔。

5.3  责任者

5.3.1  责任者分为团体责任者和个人责任者两种。

5.3.2  责任者只有一个时,照原文着录。

5.3.3  责任者有多个时,着录列居首位的责任者。主办单位是责任者的必须着录,立档单位是责任者的必须着录,上级主管部门是责任者的必须着录,其余视需要着录。被省略的责任者用“[等]”表示。责任者之间以“;”号分隔。多个责任者具有同一职责或身份又必须着录时,可将职责或身份置于最末一个责任者后的“()”号中,责任者之间以“,”号分隔。同一责任者有多个职责或身份又必须着录时,可将多个职责或身份置于责任者后的“( )”号中,职责或身份之间以“,”号分隔。

5.3.4  机关团体责任者必须着录全称或规范的简称,并前后保持一致。

5.3.5  个人责任者一般只着录姓名,必要时在姓名后着录职务、职称,并加“()”号;个人责任者有多种职务时,只着录与形成文件相关的职务;外国责任者姓名前应着录易于识别的国名简称,其后着录统一的中文译名,必要时着录姓氏原文和名的缩写,国别、姓氏原文和名的缩写均加“()”号;少数民族个人责任者在着录时应按该民族的署名习惯着录。

5.3.6  文件所署责任者为别名、笔名时,均照原文着录,将其真实名称附后,并加“()”号。

5.3.7  未署责任者的文件,应着录根据其内容、形式特征考证出的责任者,并加“[]”号;考证无结果时,用三个“□”代之。

5.3.8  文件责任者不完整时,应照原文着录,将考证出的完整责任者附后,并加“[]”号。

5.3.9  文件责任者有误,应照原文着录,将考证出的真实责任者附后,并加“[]”号。

5.3.10  考证出的责任者根据不足时,在其后加“?”号,一并着录于“[]”号内。

5.4  密级与保管期限

5.4.1  密级

5.4.1.1  密级分为公开级、限制级、秘密级、机密级、绝密级。

5.4.1.2  密级的标识采用汉字代码,即“公开”、“限制”、“秘密”、“机密”、“绝密”。据实着录。(注:档案软件录入密级有“国内”、“内部”、“公开”、“秘密”、“机密”、“绝密”等六类)

5.4.1.3  一般按文件形成时所定密级着录。对已升、降密级的文件,应着录新的密级;对已解密的文件,应着录“解密”;公开级可不着录。

5.4.2  保密期限

    据实着录。

5.4.3  保管期限

5.4.3.1  保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间,一般分为永久、长期、短期三种。据实着录。(注:简化方法整理从2007年开始,机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种,其中定期一般分为30年、10年。)

5.4.3.2  保管期限更改的,应着录新的保管期限。

5.5  控制标识

    控制标识分为开放、控制两种。确定为开放的档案,着录为“开放”;确定为控制利用的档案,着录为“控制”。

5.6  时间

5.6.1  成文时间

    成文时间是指文件形成时间。一般公私文书、信札为发文时间,决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例为通过或发布时间,条约、合同、协议为签署时间,技术评审证书、技术鉴定证书为通过时间,获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间,学术论文为发表时间等。

5.6.2  考证时间

    时间系考证得出的,应在附注中加以说明。

5.6.3  时间表示方法

    基本格式为CCYYMMDD,用8位阿拉伯数字表示,其中[CCYY]表示一个日历年,[MM]表示日历年内日历月的顺序数,[DD]表示日历月中日历日的顺序数。时间不详时用数字“0”表示,同时在附注中加以说明。

    示例:00000728,即:表示年度不详,月、日为7月28日。

5.7  编号

5.7.1  分类号

    依据《中国档案分类法》和GB/T 15418等有关规定进行着录,多个分类号之间以“+”号分隔。

5.7.2  档案馆代码

    依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码,据实着录。

5.7.3  档号

    按立卷方式整理的档案,依据DA/T 13的规定进行着录。

按《归档文件整理规则》整理的档案,依据DA/T 22等有关规定着录归档文件编号。

5.7.3.1  全宗号

    档案馆给定每个全宗的代码。据实着录。

5.7.3.2  目录号

    全宗内案卷所属目录的代码。据实着录。

5.7.3.3  室编卷号

    档案室编制的案卷顺序号。据实着录。

5.7.3.4  馆编卷号

    档案馆编制的案卷顺序号。据实着录。

5.7.3.5  室编件号

    按立卷方式整理的档案,依据卷内文件的顺序号着录;按DA/T 22整理的档案,依据分类方案的最低一级类目内的文件排列顺序号着录。

5.7.3.6  馆编件号

    按进馆要求标注。

5.7.3.7  页号

    一般着录案卷内每一件文件的首页号,最后一件文件着录起迄页号。

5.7.3.8  年度

    依据文书立卷和按DA/T 22整理档案时年度分类结果着录。以4位阿拉伯数字标注公元纪年。

5.7.3.9  机构(问题)

    依据文书立卷和按DA/T 22整理档案时机构(问题)分类结果着录。

5.7.3.10  盒号

    档案盒的排列顺序号。据实着录。

5.7.4  缩微号

    着录文件首页所在画幅的缩微号。

5.7.4.1  缩微卷片号

    由组织机构代码、盘号和画幅号组成。据实着录。

5.7.4.2  缩微平片号

    由组织机构代码、平片号和画幅号组成。据实着录。

5.7.5  组织机构代码

    依据GB 11714所赋予的代码着录。单位档案机构着录本单位的组织机构代码,档案移交进馆后重新着录档案馆的组织机构代码。

5.7.6  电子文档号

    由档号、电子文件数位号、文件扩展名三部分组成,其格式为“档号(电子文件数位号).扩展名”。

    示例1:档号为“××××-××××××××-××××××-××××××”的纸质文件,所对应的电子文件仅1份,为TXT格式,则该电子文件的电子文档号表示为“××××-××××××××-××××××-××××××(1-1).TXT”。

    示例2:档号为“××××-××××××××-××××××-××××××”的纸质文件,所对应的电子文件有2份,第1份文件为TXT格式,则该电子文件的电子文档号表示为“××××-××××××××-××××××-××××××(2-1).TXT”;第2份文件为RTF格式,则该电子文件的电子文档号表示为“××××-××××××××-××××××-××××××(2-2).RTF”。电子文档号依次着录,用“| |”分隔。

5.7.7  脱机载体编号

    由组织机构代码、存储载体代码、排列顺序号三部分组成。其格式为“组织机构代码-存储载体代码-排列顺序号”,组织机构代码按5.7.5规定标识;存储载体代码用字母表示,“CD”代表光盘,“MT”代表磁带,“MD”代表磁盘;顺序号用阿拉伯数字表示。

    示例:485001801-CD-1,表示安徽省档案局(安徽省档案馆)-光盘-第1盘。

5.8  稿本

    稿本是指档案文件的文稿、文本。稿本项依实际情况着录为草稿、定稿、手稿、草图、原图、蓝图、正本、副本、试行本、修订本、影印本、各种文字本等。

5.9  载体形态

5.9.1  载体类型

    一般可区分为纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。以纸张为载体的档案一般不予着录,其它载体类型据实着录。用汉字表示。

5.9.2  载体数量

    用阿拉伯数字表示。

5.9.3  载体单位

    一般用“页”、“卷”、 “盒”、“盘”、“米”、“片”等来标识。

5.9.4  载体规格

    据实着录。

5.10  主题词和关键词

5.10.1  主题词

    依据《中国档案主题词表》和DA/T 19及本专业、本单位的规范化词表进行着录,各词之间用1个空格分隔。

5.10.2  关键词

    着录取自文件题名或正文用以表达档案主题并具有检索意义的词或词组,各词之间用1个空格分隔。

5.11  人名

    着录档案内容中所涉及的具有检索意义的人名,方法参照5.3.5,多个人名之间以“,”号分隔。

5.12  附件

    正文题名不能揭示附件主题,或附件具有独立检索意义时,着录附件题名,方法参照5.1。附件之间以“+”号分隔。

5.13  提要与附注

5.13.1  提要

    提要项是对文件内容的简介,应反映其主要内容、重要数据。提要内容依汉语的语法和标点符号使用法着录。

5.13.2  附注

    着录档案中需要解释和补充的事项。附注项的内容依各项目的顺序着录,项目以外需要解释和补充的列在其后。附注之间以一个空格分隔。

5.13.2.1  各着录项目中需要注明的事项。

a)  题名附注:注明同一文件的不同题名或其他称谓。

    示例:题名又称“工业三十条”

b)  时间附注:时间系考证得出的,着录“时间系考证”;时间项着录的是非文件形成 时间,应在附注中说明系何种时间。

5.13.2.2  着录项目以外需要注明的事项。

a)  被着录文件有不同稿本者应予注明。

b)  被着录文件另有其他载体形式者应予注明。

c)  被着录文件的来源为捐赠、购买、交换、复制、寄存、征购、代为保管等情况时应予注明。

d)  被着录文件经考证为赝品者应予注明。

e)  被着录文件关系密切的相关文件应予注明。

f)  除上述附注内容外,需要注明的其他事项

 

附录A

(资料性附录)

标识符号

a)

[  ]

置于自拟题名、被考证出内容及标识责任者省略时“等”字的两端。

b)

标识节略的内容。

c)

:

置于副题名及说明题名文字前。

d)

=  

置于并列题名前。

e)

〔 〕

置于发文字号中年度的两端。

f)

置于多个文件编号之间、多个责任者之间。

g)

(  )

置于有关说明文字及电子文件数位号的两端。

h)

用于同一职责、身份的多个责任者之间,同一责任者的不同职责、身份之间,多个人名之间。

i)

以图形字符表示每一个残缺文字和未考证出的中文文字。

j)

用于不能确定的着录内容,一般与“[ ]”号配合使用。

k)

| |

置于多个电子文档号之间。

l)

+

置于多个附件及多个分类号之间。

m)

-

用于档号、电子文档号、脱机载体编号的各层次之间的连接。

 

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